Fitur DMS (Document Management System) :

Document Management System adalah program aplikasi tentang pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam program aplikasi DMS.

Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui program aplikasi DMS (Docudment Management System) ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.

 
A.

Tujuan diterapkan DMS ini adalah :

  1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
  2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
  3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
  4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara sistem komputer.
  5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen.
  6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.
  7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan menjadi manajemen peminjaman arsip.
  Berikut ini gambaran umum proses Document Management System :
 
  Proses Kerja Document Management System adalah sebagai berikut:
  1. Dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm.
  2. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no rekening dll. Atau secara manual dengan menggunakan template index
  3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam Program Aplikasi DMS.
  4. Untuk melakukan pencarian dokumen, user tinggal mengakses Aplikasi DMS dengan menggunakan browser IE, Firefox, Crom dll.
 

Document Management System merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).

Beberapa konsep/fungsionalitas yang dimiliki oleh Document Management System :
Metadata. Metadata merupakan keterangan/informasi yang dimiliki oleh setiap dokumen. Contohnya jika kita memiliki dokumen berjenis Kwitansi, maka metadata dari kwitansi tersebut adalah : jumlah pembayaran, tanggal pembayaran, keteranga, penerima.

   
  Workflow :
  Kolaborasi dalam DMS difasilitasi melalui workflow. Kolaborasi dokumen bisa berupa bentuk assignment atau approval. Contoh assignment jika seorang atasan memerlukan anak buahnya agar merevisi suatu laporan. Contoh approval jika seorang staf mengajukan permintaan cuti yang perlu di-approve oleh atasannya
  Versioning :
  Setiap update dari suatu dokumen bisa ditrack. DMS menyimpan histori dari setiap versi suatu dokumen
  Security :
 

Fitur keamanan merupakan fitur wajib dari DMS. User perlu mampu untuk membatasi hak akses user lain terhadap dokumennya

  Searching :
 

Fitur searching ini sangat memudahkan user untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.

  History :
  Fitur ini berfungsi untuk menampilkan histori bahwa dokumen tersebut siapa saja yang sudah akses, download dan mendistribusikan.
     
B. Keuntungan Menggunakan Aplikasi Document Management System
  1. Kolaborasi dan Sharing Pekerjaan yang Mudah dan cepat
    Mempunyai kemampuan untuk kolaborasi dan sharing dokumen via online merupakan kemudahan yang tidak ternilai bagi perusahaan. Melihat, mengedit dan sharing data secara digital dapat meningkatkan alur kerja secara signifikan, dan teknologi document management system memungkinkan para karyawan untuk sharing, mengirim dan menerima data seketika jauh lebih hemat waktu dibandingkan dengan waktu untuk sharing dokumen kertas. Hal ini pada akhirnya akan menghasilkan keuntungan berikutnya.
  2. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi
    Kare waktu pencarian hanya sebentar, hal ini juga meningkatkan produktivitas efisiensi kerja. Waktu yang dihabiskan mencari file di kabinet atau gudang dapat dieliminasi, hal ini akan memberikan waktu lebih banyak kepada karyawan untuk menyelasaikan tugas yang lebih prioritas secara efektif.
  3.

Keamanan data dan hemat storage

    Program Aplikasi Document Management System ini merupakan salah satu solusi paling aman dari penyimpanan konvensional karena aman dari rayap dan bencana.
  4. Akses data jauh lebih mudah
    Dibandingankan penyimpanan secara konvensional dengan menyimpan file cabinet, dengan menggunakan aplikasi DMS jauh lebih mudah karena untuk mencari dokumen tinggal klik.
  5. Mengurangi biaya space atau ruangan.
    Dengan mahalnya biaya sewa gedung maka Aplikasi DMS ini menjadi solusi yang terbaik